Verwaltungsdokumente Zehntausende Akten der Wuppertaler Stadtverwaltung sind digitalisiert
Wuppertal · Viele Dokumente werden noch bis Jahresende elektronisch verfügbar gemacht.
Die Scanner glühen nicht, aber sie laufen auf Hochtouren: Die Digitalisierung der Akten in der Stadtverwaltung macht gute Fortschritte, wie eine Nachfrage der WZ bei Daniel Heymann, Amtsleiter Informationstechnik und Digitalisierung, ergab.
Im Bauamt der Stadt sind seit Sommer 100 000 Akten mittels Scanner digitalisiert, also für die Bearbeitung mit dem Computer verfügbar gemacht worden. Von sogar 165 000 zu digitalisierenden Akten ist die Rede in Bezug auf die Verwaltungseinheiten, die im kommenden Jahr in die ehemalige Bundesbahndirektion am Döppersberg umziehen – verwaltungsintern „Bubadi“ genannt. Das neue Dienstleistungszentrum am Döppersberg wird das Einwohnermeldeamt, die Straßenverkehrsbehörde, das Jugend- und Sozialamt sowie Teile der Bergischen Universität Wuppertal und des Jobcenters beherbergen. Rund 65 000 Akten des Amts für Integration und Zuwanderung sollen noch in diesem Jahr digital verfügbar gemacht werden.
Wie Sandra Zeh als zuständige Dezernentin angekündigt hat, soll die Verwaltungsarbeit am Döppersberg andere Wege gehen als bisher. Feste Arbeitsplätze wird es dort nicht geben, und mit unhandlichen Akten soll dort auch nicht mehr hantiert werden. Die Pflicht, die Akten nach Abarbeitung der Verwaltungsvorgänge zehn Jahre aufzubewahren, bleibt davon unbenommen. Im Baubereich muss eine solche Akte sogar so lange aufbewahrt werden, wie das Gebäude steht. Um Altakten geht es aber vorerst ohnehin nicht, sondern um mehr oder minder aktuelle Vorgänge, die nun als digitale Dokumente gespeichert werden. Dass auf digitalem Wege oder im Zuge technischer Weiterentwicklungen vielleicht Daten verlorengehen oder nicht mehr lesbar sein werden, befürchtet Daniel Heymann nicht. „Eher brennt das Bauaktenarchiv ab, als dass die Daten elektronisch verloren gehen“, so Heymann. Er spricht von einer „revisionssicheren Speicherung mit Redundanzen“. Gegen Datenverlust wird dazu auf eine Speicherung in zwei Rechenzentren plus Backup (Sicherungskopien) gesetzt. Den Wandel der Formate, dass also irgendwann beispielsweise PDF-Dateien nicht mehr lesbar – wer kann heute noch eine Datasette auslesen – und die Daten damit perdu wären, müsse aufgrund einer speziellen Speicherung der Amtsdaten niemand fürchten, meint Heymann. „Sie sind auch so gespeichert, dass sie nicht insgeheim verändert werden können“, spricht er einen weiteren wichtigen Aspekt des Datenschutzes an. Mit der Aktendigitalisierung in der Stadtverwaltung geht eine ressortweite intensive EDV-Schulung der Beschäftigten einher.
Die Förderung bedingt die Eile
Schließlich werden sie sich in den neuen Prozessen und Werkzeugen dann auch zurechtfinden müssen. Das alles in einem so engen Zeitrahmen leisten zu müssen, sei tatsächlich ein Kraftakt für alle Beteiligten, so Sandra Zeh im Sommer, als das Projekt richtig Fahrt aufnahm. Dazu wurde ein externer Dienstleister beauftragt. Ende des vergangenen Jahres war der Zuwendungsbescheid über die Bundesmittel dafür in Wuppertal eingetroffen, seitdem lief die Digitalisierung auf Hochtouren. Denn die Fördermittel müssen bis Ende 2024 ausgegeben werden – sonst müssen sie zurückerstattet werden.
