Digitalisierung in Düsseldorf Stadt begräbt Plan für Zentrales Aktendepot
Düsseldorf · Die voranschreitende Digitalisierung macht die Einrichtung eines externes Depots nicht mehr nötig.
Würde man die gesammelten Akten aller Ämter der Stadtverwaltung in ein Regal stellen wollen, müsste dieses etwa 95 Kilometer lang sein. Das hatte die Stadt noch im April 2022 bei einer Bedarfsermittlung bezüglich der Einrichtung eines Zentralen Aktendepots (ZAD) errechnet, in dem ein Teil der Dokumente einmal eingelagert werden sollte. Denn die Umstellung auf die sogenannte E-Akte gehört zu den zentralen Projekten, welche die Stadt bei ihrer Digitalisierungsstrategie verfolgt.
Doch in der jüngsten Sitzung hat der Rat dieses Projekt begraben – und spart sich damit Personal- und Lagerkosten von knapp 1,2 Millionen Euro jährlich. Hintergrund ist die zunehmend voranschreitende Digitalisierung von Originaldokumenten als sogenannte Ersatzscans. Das bedeutet, dass ein digitaler Scan der Dokumente angefertigt wurde, der künftig die Originalakte rechtssicher ersetzen kann. Dadurch entfalle die „Notwendigkeit der Einlagerung“, wie aus der Beschlussvorlage hervorgeht. Verwaltungsweit soll dieses Verfahren nun weiter vorangetrieben werden, etwa Personalakten künftig ebenfalls ersetzend digitalisiert werden.
Für einen wichtigen Teil des städtischen Aktenbestands, nämlich den Hausakten des Bauaufsichtsamtes, die vor allem für Polizei und Feuerwehr rund um die Uhr bei Notfällen zugänglich sein müssen, wurde dieses Verfahren bereits beschlossen. Das betrifft rund zwölf Regalkilometer, die per Beschluss der Verwaltungskonferenz im Juni, dem wöchentlichen Treffen aller Spitzenbeamten, „ersatzgescannt“ werden. Womit die Einrichtung eines gesonderten Lagers wohl obsolet wurde, denn die Hausakten des Bauaufsichtsamtes seien ein „Hauptbestandteil des Projektes ZAD“ gewesen.
Einige ausgewählte Dokumente sollen in Papierform im Stadtarchiv weitergelagert werden. Das betreffe auch Akten aus anderen Ämtern, insbesondere denen, die in das neue Technische Verwaltungsgebäude (TVG) umziehen und dem Magazin zur Archivierung angeboten werden. Hierfür bewilligte der Rat für das Stadtarchiv weiteres Personal in Form zweier weiterer Planstellen.
Doch wie es mit den übrigen, bislang für das ZAD vorgesehenen Dokumenten weitergeht, ist noch unklar. Eine genaue Kalkulation „hinsichtlich der Notwendigkeit eines ZAD“ sei auf absehbare Zeit nicht möglich, heißt es in der Vorlage. Im TVG soll es jedenfalls keine endlosen Regalreihen voller Aktenordner in der Zukunft mehr geben, wie es die Verwaltung vorsieht. „Für die Ämter des neuen TVG sowie für alle anderen Ämter und Institute sind am Standort Moskauer Straße keine Magazinkapazitäten für analoges Schriftgut vorgesehen.“
